Article by Beverly Beuermann-King posted last December on the Work Smart Live Smart blog.
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In the third post of the Work Smart Live Smart series on navigating the year-end season, today we'll talk about work interruptions and how they affect our productivity. It happened to all of us; the office is quiet, and you are prepared to take advantage of it to get caught up on your work. The phone rings. You sigh.
According to Fast Company, the average office worker is interrupted and taken off task every 11 minutes. Even worse, they say that it takes basically that much time to refocus on the task at hand. Often, we end up compensating for interruptions by working faster and harder, which results in us experiencing more stress. We need to find ways to avoid interruptions at work.
Interruptions happen, but often, we make them even more stressful by our interpretation of the interruption.
We get frustrated, patient, annoyed, angry, defeated. The key to avoiding interruptions at work is to find productive ways to minimize and deal with them and keep our emotions in check.
How Do We Handle Interruptions?
1. Plan for Interruptions
Know the type of interruptions that you usually encounter and when they are most likely to occur. Most interruptions are not totally unexpected. They are usually a normal part of our job.
2. Limit the Opportunities for People to Distract You
If you need time to concentrate on a particular task, block it off in your schedule and let colleagues know that you are not available until a certain time. Turn off your phone and your email notifications. Shut the door. Book a meeting room just for yourself.
3. Take Control
Take control of technology, especially social media and email, that are enticing in nature.
4. Put an End to the Interruption of a Chatty Co-Worker
Put an end to the interruption of a chatty co-worker by being social at break times and lunch hours, which will minimize social visits during your work time.
5. Be Realistic
Be realistic in planning the time it takes to complete various tasks. Many of us are good at underestimating the time tasks take and overestimating the amount of work that we can accomplish in a given day.
6. Prioritize your Daily To-Do List
Prioritize your daily to-do list, and if you do get interrupted, ALWAYS go back to where you were before the interruption. Try to regain and gather back your thoughts and ideas from the point where you left off.
7. Watch for Your Own Personal Interrupters
A messy desk, hunger, thirst and curiosity all get in our own way of being as productive as we can. Organize yourself prior to starting your focused time, not during it.
ICYMI!
Check the first two posts of this three-part series on how to navigate the stress that comes with the year-end season!
Balancing Resilience and Office Hours: Leaving The Office Early
Strategies From a Wellness Expert For Managing Stress In The Workplace
Do you feel that you have several interruptions throughout the working day, or is it not a difficulty that affects you?
Sources:
Article de Beverly Beuermann-King publié en décembre dernier sur le blogue Work Smart Live Smart.
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Dans le troisième article de la série Work Smart Live Smart consacrée à surmonter avec succès la période de fin d'année, nous parlerons aujourd'hui des interruptions au travail et de la manière dont elles affectent notre productivité. Cela nous est tous arrivé : le bureau est calme et vous êtes prêt à en profiter pour rattraper votre retard. Le téléphone sonne. Vous soupirez.
Selon Fast Company, l'employé de bureau moyen est interrompu et détourné de sa tâche toutes les 11 minutes. Pire encore, ils affirment qu'il faut pratiquement autant de temps pour se reconcentrer sur la tâche à accomplir. Souvent, nous finissons par compenser les interruptions en travaillant plus vite et plus fort, ce qui a pour effet d'augmenter notre stress. Nous devons trouver des moyens d'éviter les interruptions au travail.
Les interruptions se produisent, mais nous les rendons souvent encore plus stressantes par l'interprétation que nous en faisons.
Nous sommes frustrés, patients, agacés, en colère, vaincus. La clé pour éviter les interruptions au travail est de trouver des moyens productifs de les minimiser, de les gérer et de maîtriser nos émotions.
Comment gérer les interruptions?
1. Prévoir les interruptions
Connaissez le type d'interruptions que vous rencontrez habituellement et le moment où elles sont le plus susceptibles de se produire. La plupart des interruptions ne sont pas totalement inattendues. Elles font généralement partie intégrante de notre travail.
2. Limitez les occasions de vous distraire
Si vous avez besoin de vous concentrer sur une tâche particulière, bloquez-la dans votre calendrier et faites savoir à vos collègues que vous n'êtes pas disponible avant une certaine heure. Éteignez votre téléphone et vos notifications de courrier électronique. Fermez la porte. Réservez une salle de réunion rien que pour vous.
3. Prendre le contrôle
Prenez le contrôle de la technologie, en particulier des réseaux sociaux et des courriels, qui sont tentants par nature.
4. Mettre fin aux interruptions d'un collègue bavard
Mettez fin à l'interruption d'un collègue bavard en vous montrant sociable pendant les pauses et les déjeuners, ce qui réduira les visites sociales pendant votre temps de travail.
5. Être réaliste
Soyez réaliste dans la planification du temps nécessaire à l'accomplissement des différentes tâches. Beaucoup d'entre nous ont l'habitude de sous-estimer le temps que prennent les tâches et de surestimer la quantité de travail qu'ils peuvent accomplir en une journée.
6. Donnez la priorité à votre liste de tâches quotidiennes
Donnez la priorité à votre liste de tâches quotidiennes et, si vous êtes interrompu, revenez TOUJOURS au point où vous étiez avant l'interruption. Essayez de retrouver et de rassembler vos pensées et vos idées à partir du point où vous les avez laissées.
7. Surveillez vos propres interrupteurs
Un bureau en désordre, la faim, la soif et la curiosité nous empêchent tous d'être aussi productifs que possible. Organisez-vous avant de commencer votre temps de concentration, et non pendant.
Des rappels utiles
Consultez les deux premiers articles de cette série en trois parties sur la façon de gérer le stress lié à la fin de l'année!
Concilier la résilience et les heures de bureau : Quitter le bureau plus tôt
Stratégies d’un expert en bien-être pour gérer le stress sur le lieu de travail
Avez-vous l'impression d'être interrompu fréquemment pendant votre journée de travail, ou est-ce une difficulté qui ne vous affecte pas ?
Sources:
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6 Comments
Keeping myself organized and having a good understanding of my deadlines definitely help to keep on track in spite of interruptions. Knowing how to diplomatically extricate yourself from an interruption, like a chatty coworker, is helpful as well. Mention an upcoming deadline that you have to get back to or an appointment/meeting that you have to prepare for.
8 months agoIf I have deadline to meet, I will block off in my schedule and even let others know I am not available. Then, I can concentrate on my works without interruptions. I find it works best for me and others.
8 months agoThanks for the tip, Maria! 😊
8 months agoAll great ideas. A lot depends on what position you occupy. If your job is straight-up processing, your options for controlling interruptions are different than if you’re a manager, where part of your role is jumping in to assist your team when questions arise. And if you’re ze big boss, it’s that much worse. Here’s a funny take on the general manager’s job description, from my friend Jerry. Two items only: 1) Handles interruptions well, and 2) Other duties as assigned. That is SOOOOOO my life!
7 months agoI love that job description! My favorite take-away from Leadership Training is the 3 Ds – Delay, Defer and Delegate. I attempt to use the 3 Ds but some issues always require immediate attention.
6 months agoOooh, I love yours too! I specialize in Delay & Defer these days. Trying to up my game on Delegate!
6 months ago